|
Bewaartermijnen voor zakelijke documenten
Elk bedrijf is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van haar werkzaamheden en financiële gegevens. Naast facturen bent u verplicht alle documenten te bewaren met betrekking tot:
|
*
|
De rechten en verplichtingen van uw onderneming (oprichtingsstatuten, jaarverslagen, vergaderstukken)
|
|
*
|
De gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn (fiscale bewaarplicht)*;
|
|
*
|
De gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zi
|
Voor andere documenten, zoals contracten, gelden geen wettelijke bewaartermijnen. Bewaar deze in ieder geval gedurende de looptijd. U doet er goed aan contracten daarna zeker nog vijf jaar achter de hand te houden.
Een handig overzicht:
|
Soort documenten
|
Bewaartermijn
|
|
Ledenadministratie coöperatie of vereniging
|
10 jaar
|
|
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed (in welke vorm dan ook opgeslagen)
|
9 jaar
|
|
Administratieve gegevens en interne e-mail *
(jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie)
|
7 jaar
|
|
Personeelsadministratie
(loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden)
|
5 jaar
|
* Op grond van beleid kan de belastinginspecteur met u afspraken maken over een kortere bewaartermijn en het detailniveau waarop de gegevens moeten worden bewaard.
Wanneer moet u welke documenten vernietigen?
Voor documenten waarin persoonsgegevens staan, geldt een verjaringstermijn. Dat betekent dat u ze na een bepaalde periode moet vernietigen. Dit is vastgelegd in de de Wet bescherming persoonsgegevens.
|
Persoonsgegevens
|
Termijn
|
|
Persoonsgegevens in het algemeen
|
uiterlijk na twee jaar
|
|
Sollicitanten
|
wanneer de sollicitant daarom vraagt, maar uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure
|
|
Uitzendkrachten
|
uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
|
|
Personeelsadministratie
|
uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
|
|
Salarisadministratie
|
uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
|
|
Debiteuren en crediteuren
|
uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan
|
|
Klanten en leveranciers
|
uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld
|
|
Klanten van advocaten en accountants
|
uiterlijk 2 jaar nadat de behandeling van een zaak is stop gezet
|
Geen onderscheid tussen papier en digitaal
De bewaartermijnen voor zowel papieren als digitale documenten is hetzelfde. Daarnaast gelden nog bijzondere eisen voor het in digitale vorm bewaren van gegevens.
Meer informatie over beleidsmatige en juridische eisen aan de opslag van (digitale) gegevens vindt u op de website van het ECP.
Facturen
Vooral met (elektronische) facturen moet u zorgvuldig omgaan. Wettelijk is elke ondernemer voor de omzetbelasting verplicht om alle kopieën van de door hemzelf, door zijn afnemer of een ander uitgereikte facturen op te slaan. Dat geldt ook voor de door hem ontvangen facturen.
Bijkomende eis is dat de oorspronkelijkheid, integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de rekeningen worden gewaarborgd.
Elektronische handtekening
Is een factuur voorzien van een elektronische handtekening, dan mag deze niet zonder die handtekening worden bewaard.
Dat betekent dat de nota in het oorspronkelijke bestandsformaat bewaard moet worden.
Bewaren in een ander bestandsformaat of als papieren document is niet toegestaan. U kunt natuurlijk wel voor eigen doeleinden een kopie maken of de factuur printen, zolang het oorspronkelijke bestand maar blijft bestaan.
Back-up
U mag bestanden met zakelijke documenten op elke door u gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn maar over kan beschikken. Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem.
Overigens mag de inspecteur van Belastingen aangeven in welke vorm hij uw factuurgegevens wil ontvangen. Dat kan dus ook een elektronische kopie zijn.
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereiste als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)
|
